Tuyển dụng Trợ Lý Kinh Doanh - Mảng Tổ Chức Sự Kiện tại Hà Nội

1. HOÀN THIỆN BÁO GIÁ & THỦ TỤC HỢP ĐỒNG 

• Tiếp nhận thông tin, brief yêu cầu ban đầu từ khách hàng; hỗ trợ đội ngũ chuẩn bị hồ sơ năng lực, tài liệu và proposal gửi khách.
• Thu thập đơn giá, phối hợp với các bộ phận liên quan (Creative, Event/Vận hành, Kế toán) để lập bảng báo giá và dự toán chi phí chi tiết theo biểu mẫu chuẩn.
• Soạn thảo, hoàn thiện hợp đồng kinh tế, phụ lục hợp đồng và các hồ sơ pháp lý liên quan; theo dõi tiến độ ký kết hợp đồng giữa hai bên.

2. QUẢN LÝ CHECKLIST & ĐIỀU PHỐI TIẾN ĐỘ DỰ ÁN 

• Bóc tách các hạng mục công việc từ hợp đồng/kế hoạch thành bảng Checklist chi tiết (WBS); phân bổ rõ người phụ trách và hạn chót (deadline) của từng bộ phận.
• Đóng vai trò đầu mối điều phối, theo dõi trạng thái thực hiện từng đầu việc trên hệ thống/bảng quản lý ; kịp thời phát hiện và cảnh báo các rủi ro chậm trễ.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ hậu cần, checklist vật tư/ấn phẩm và phối hợp hỗ trợ hiện trường khi dự án bước vào giai đoạn thực thi cao điểm.

3. THƯ KÝ DỰ ÁN, TỔ CHỨC CUỘC HỌP & ĐÔN ĐỐC ACTION PLAN

• Trước cuộc họp: Chủ động lên lịch, gửi thư mời, chuẩn bị agenda, tài liệu liên quan và setup phòng họp (trực tiếp hoặc online) cho toàn bộ các cuộc họp dự án (nội bộ, giao ban, họp với khách hàng/đối tác).
• Trong cuộc họp: Tham gia đầy đủ với vai trò Thư ký; ghi chép biên bản họp (Meeting Minutes) rõ ràng, súc tích, làm nổi bật kết luận, đầu mối chịu trách nhiệm và deadline.

Sau cuộc họp:

• Chuyển hóa biên bản họp thành bảng theo dõi các bước tiếp theo (Next Steps / Action Tracker) và gửi cho các bên liên quan ngay sau cuộc họp.
• Bám sát, liên tục đôn đốc các bộ phận thực hiện đúng các cam kết hành động; cập nhật tiến độ cho Quản lý dự án để kịp thời tháo gỡ điểm nghẽn.

4. CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG & GIAO TIẾP THÔNG TIN (XUYÊN SUỐT & SAU DỰ ÁN)

Trong quá trình dự án:

• Là đầu mối giao tiếp hành chính chuyên nghiệp; duy trì tốc độ phản hồi nhanh chóng, hỗ trợ giải đáp thắc mắc và cập nhật tình hình dự án định kỳ cho khách hàng.
• Tiếp nhận các yêu cầu phát sinh hoặc thay đổi từ khách hàng, kịp thời chuyển giao nội bộ xử lý để đảm bảo trải nghiệm khách hàng tối ưu.

Sau khi kết thúc dự án:

• Gửi thư cảm ơn khách hàng.
• Quản lý, chuẩn hóa và lưu trữ cơ sở dữ liệu khách hàng (thông tin liên hệ, sở thích, ngày sinh nhật, ngày kỷ niệm doanh nghiệp...).
• Duy trì chăm sóc định kỳ (chúc mừng Lễ, Tết, sinh nhật, quà tri ân) và "keep in touch" hỏi thăm thường xuyên để nắm bắt nhu cầu mới, kết nối tạo cơ hội tái hợp tác.

5. NGHIỆM THU, HỒ SƠ THANH TOÁN & BÁO CÁO (ĐÓNG DỰ ÁN)

• Phối hợp với các bộ phận liên quan và Kế toán hoàn thiện hồ sơ nghiệm thu, biên bản bàn giao, thanh lý hợp đồng và hóa đơn chứng từ.
• Lên lịch, chuẩn bị tài liệu và tổ chức cuộc họp tổng kết, rút kinh nghiệm toàn diện sau dự án cùng các bộ phận tham gia. Làm thư ký cuộc họp, ban hành và lưu trữ biên bản họp rút kinh nghiệm

Yêu cầu ứng viên

• Có kinh nghiệm ít nhất 2 năm ở vị trí tương đương

• Ưu tiên ứng viên đã có kinh nghiệm làm trong ngành sự kiện.

• Tốt nghiệp đại học trở lên, chuyên ngành liên quan tới chuyên môn.

• Có các chứng chỉ chuyên ngành có liên quan.

• Am hiểu văn hoá, văn nghệ, văn học, nghệ thuật Kỹ năng

• Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình tự tin, mạch lạc.

• Khả năng viết Proposal và sử dụng PowerPoint Keynote thành thạo.

• Kỹ năng quản lý thời gian và chịu được áp lực tiến độ cao.

• Tư duy giải quyết vấn đề (Problem-solving) nhạy bén tại hiện trường.

Quyền lợi được hưởng

• Lương thỏa thuận: 15 – 18 triệu đồng/tháng.
•  Thưởng hiệu quả công việc theo KPI dự án. Chi trả 6 tháng lần, từ 1 – 4 tháng lương tùy mức độ tham gia và đóng góp vào dự án.
• Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, sáng tạo, cường độ cao, thời gian làm việc flexible.
• Cơ cấu chia thưởng rõ ràng, tài chính minh bạch theo từng dự án
• Review tăng lương hàng năm, từ 5 – 20%, theo mức độ phát triển năng lực qua đánh giá Performance Review.
• Được làm việc cùng đội ngũ chuyên gia giỏi trong ngành với nhiều năm kinh nghiệm
• Được đào tạo, học hỏi và đồng hành cùng những đạo diễn hàng đầu Việt Nam.
• Được tham gia các dự án quy mô quốc gia và quốc tế với số lượng khán giả tham dự lên tới hàng vạn người.
• Đóng bảo hiểm theo Luật Lao động và tham gia gói bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cá nhân khi gắn bỏ lâu dài.
• Nghỉ phép, các ngày lễ, Tết theo quy định của Luật
• Tham gia các hoạt động du lịch, nghỉ mát theo chính sách của công ty
• Cơ hội được tham gia đào tạo thường xuyên theo nguyện vọng cá nhân và lộ trình phát triển