Tuyển dụng THƯ KÝ tại Hà Nội

1. Hỗ trợ Hành chính (Administration Support)

• Quản lý calendar, lịch làm việc, lịch họp, lịch hẹn và các công việc hàng ngày của CEO.
• Chuẩn bị lịch làm việc ngày/tuần, nhắc lịch và các thông tin cần thiết phục vụ CEO.
• Sắp xếp lịch họp, lịch hẹn và chủ động điều phối khi có thay đổi hoặc phát sinh.
• Chuẩn bị tài liệu, báo cáo, bài trình bày và các hồ sơ cần thiết phục vụ công việc của CEO.
• Thực hiện các công việc hành chính, thư ký khác theo phân công của CEO.

2. Giao tiếp & Điều phối (Communication & Coordination)

• Là đầu mối liên hệ giữa CEO với các phòng ban nội bộ, đối tác, đơn vị tư vấn và các bên liên quan bên ngoài.
• Sắp xếp lịch hẹn và phối hợp liên hệ, trao đổi công việc với đối tác và các bên liên quan.
• Thực hiện biên/phiên dịch Anh – Việt và Việt – Anh trong các cuộc họp, trao đổi công việc với đối tác; hỗ trợ dịch và rà soát các văn bản, email, tài liệu khi được yêu cầu.
• Rà soát và sắp xếp thư từ, email, công văn, ghi nhớ và các tài liệu theo yêu cầu.
• Điều phối thư mời, thành phần tham dự, thời gian và các nội dung liên quan đến cuộc họp.
• Đảm bảo tính chuyên nghiệp, cẩn trọng và bảo mật trong quá trình giao tiếp, trao đổi thông tin.

3. Quản lý Văn phòng (Office Management)

• Đặt và chuẩn bị phòng họp cho các cuộc họp của CEO, bao gồm tài liệu, thiết bị và các yêu cầu cần thiết.
• Điều phối các công việc hành chính và sắp xếp văn phòng liên quan đến hoạt động hàng ngày của CEO.
• Đảm bảo phòng họp và khu vực làm việc được chuẩn bị đầy đủ trước các cuộc họp, lịch hẹn quan trọng.
• Phối hợp với các phòng ban và nhà cung cấp dịch vụ khi cần thiết.

4. Điều phối Công tác & Sự kiện (Travel & Event Coordination)

• Sắp xếp công tác trong nước và quốc tế cho CEO, bao gồm vé máy bay, khách sạn, phương tiện di chuyển và lịch trình.
• Điều phối hồ sơ, thủ tục visa và các giấy tờ liên quan phục vụ công tác.
• Liên hệ và làm việc với hãng hàng không, đại lý du lịch, khách sạn và các nhà cung cấp dịch vụ.
• Xử lý kịp thời các thay đổi, hủy hoặc điều chỉnh liên quan đến lịch công tác và vé máy bay.
• Tổ chức và điều phối các cuộc họp, sự kiện và các hoạt động khác theo yêu cầu.
• Đi công tác trong Việt Nam khi có nhu cầu và có khả năng đi công tác trong khu vực Châu Á – Thái Bình Dương khi được yêu cầu.

5. Quản lý Văn phòng & Hồ sơ Tài liệu (Office & Document Management)

• Duy trì hệ thống lưu trữ hồ sơ giấy và hồ sơ điện tử khoa học, có tổ chức.
• Tiếp nhận, phân loại, lưu trữ, tìm kiếm và quản lý hồ sơ, giấy tờ của CEO và Công ty.
• Quản lý hồ sơ thư từ, tài liệu cuộc họp và các tài liệu liên quan.
• Đảm bảo tính bảo mật và cẩn trọng khi xử lý các thông tin, hồ sơ và tài liệu nhạy cảm.
• Hỗ trợ soạn thảo, in ấn, scan và lưu trữ tài liệu khi cần thiết.

6. Các công việc khác cho Ban Lãnh đạo (Other Jobs for Board of Management)

• Hỗ trợ công việc thư ký và hành chính cho các thành viên Ban Lãnh đạo khi được yêu cầu.
• Hỗ trợ sắp xếp lịch, cuộc họp, công tác và chuẩn bị hồ sơ tài liệu cho Ban Lãnh đạo.
• Thực hiện các công việc thư ký hoặc hành chính khác theo phân công của CEO hoặc Ban Lãnh đạo.

Yêu cầu về Ngoại ngữ (Language Requirement)

• Sử dụng tốt tiếng Anh, có kỹ năng giao tiếp tốt cả bằng văn nói và văn viết.

Kinh nghiệm ưu tiên (Preferred Experience)

• Chào đón ứng viên trẻ và sinh viên mới tốt nghiệp.
• Có kinh nghiệm hoặc quan tâm đến lĩnh vực bất động sản hoặc tài chính là một lợi thế.

Kỹ năng & Năng lực (Skills & Abilities)

• Kỹ năng tổ chức công việc tốt và chú ý đến chi tiết.
• Sử dụng tốt Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint) và quen thuộc với các công cụ quản lý calendar/lịch làm việc.
• Cẩn trọng và chuyên nghiệp trong việc xử lý thông tin bảo mật.
• Thái độ tích cực, chủ động và khả năng thích ứng tốt trong môi trường năng động.

Chế độ đãi ngộ (Compensation)