Tuyển dụng Senior Executive Assistant To CEO tại Hồ Chí Minh

1. Executive Support & Điều phối lịch điều hành

• Quản lý lịch làm việc, lịch họp và các ưu tiên công việc của Tổng Giám đốc.
• Chủ động sắp xếp, điều phối lịch với các phòng ban, đối tác, khách hàng, hiệp hội và các sự kiện.
• Chuẩn bị agenda, tài liệu, thông tin và các nội dung cần thiết trước các cuộc họp/buổi làm việc quan trọng.
• Hỗ trợ điều phối các chuyến công tác và lịch làm việc bên ngoài của Tổng Giám đốc.

2. Meeting, Decision & Action Tracking

• Chuẩn bị và hỗ trợ tổ chức các cuộc họp của Tổng Giám đốc.
• Ghi nhận các nội dung quan trọng, quyết định và action items sau cuộc họp.
• Theo dõi người phụ trách, deadline và tiến độ thực hiện các quyết định/cam kết.
• Chủ động follow-up các công việc tồn đọng và báo cáo những vấn đề cần Tổng Giám đốc xem xét.
• Duy trì hệ thống theo dõi quyết định, action và các commitment quan trọng.

3. Governance & Executive Reporting

• Tổng hợp thông tin từ các phòng ban để chuẩn bị executive summary, briefing notes, management reports và các tài liệu phục vụ quyết định.
• Theo dõi các vấn đề, dự án và công việc quan trọng được Tổng Giám đốc giao hoặc trực tiếp quan tâm.
• Hỗ trợ chuẩn bị tài liệu cho các cuộc họp quản trị, review và các hoạt động điều hành.
• Quản lý hồ sơ, tài liệu và phiên bản tài liệu thuộc Văn phòng Tổng Giám đốc.

4. Data & Project Coordination

• Tổng hợp và phân tích dữ liệu phục vụ việc theo dõi hoạt động, dự án và các vấn đề điều hành.
• Sử dụng Microsoft Office 365, đặc biệt Excel và PowerPoint, để xây dựng báo cáo và tài liệu quản trị.
• Ưu tiên ứng viên có khả năng sử dụng Power BI, Power Query để tổng hợp, phân tích dữ liệu và xây dựng dashboard.
• Có kinh nghiệm làm việc với ERP hoặc các hệ thống quản trị doanh nghiệp là lợi thế.
• Phối hợp với các phòng ban để theo dõi tiến độ các dự án/công việc quan trọng và tổng hợp báo cáo cho Tổng Giám đốc.

5. Confidentiality & Stakeholder Management

• Quản lý và bảo mật thông tin, tài liệu và các trao đổi nhạy cảm của Tổng Giám đốc và doanh nghiệp.
• Phối hợp chuyên nghiệp với các cấp quản lý, nhân viên, đối tác và các bên liên quan.
• Chủ động nhận diện các vấn đề cần ưu tiên và đảm bảo thông tin quan trọng được chuyển đến đúng người, đúng thời điểm.

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp Đại học các ngành Quản trị kinh doanh, Kinh tế, Ngoại thương, Luật, Quản trị văn phòng hoặc các ngành liên quan.
• Có từ 2 năm kinh nghiệm ở vị trí Executive Assistant, Executive Secretary, Assistant to CEO/Director, Project Coordinator, PMO, Executive Office hoặc tương đương.
• Ưu tiên ứng viên từng làm việc trực tiếp với CEO/BOD/Senior Management.
• Thành thạo Microsoft Office 365, đặc biệt Excel, Word và PowerPoint.
• Có khả năng tổng hợp thông tin, xây dựng báo cáo và chuẩn bị tài liệu chuyên nghiệp.
• Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm sử dụng Power BI, Power Query, ERP hoặc các công cụ quản trị dữ liệu/dự án.
• Tư duy logic, tổ chức công việc tốt, cẩn thận và có khả năng xử lý nhiều ưu tiên cùng lúc.
• Kỹ năng giao tiếp, phối hợp và follow-up tốt.
• Chủ động, đáng tin cậy và có khả năng xử lý thông tin bảo mật.
• Tiếng Anh tốt là lợi thế.

Quyền lợi được hưởng

• Thu nhập cạnh tranh: Mức lương hấp dẫn; đánh giá hiệu suất 6 tháng/lần; lộ trình thăng tiến rõ ràng; lương tháng 13; thưởng lễ và thưởng theo kết quả kinh doanh & thành tích cá nhân.
• Bảo hiểm & phúc lợi: Tham gia đầy đủ BHXH, BHYT, BHTN theo quy định pháp luật (mức đóng dựa trên 70% tổng thu nhập).
• Đào tạo & phát triển: Cơ hội làm việc và học hỏi trực tiếp từ Ban lãnh đạo, mở rộng mối quan hệ trong ngành; tham gia các dự án chuyển đổi số và ERP; đào tạo và phát triển kỹ năng liên tục.
• Văn hóa doanh nghiệp: Môi trường làm việc trẻ trung, năng động, chuyên nghiệp; quản lý và Ban Giám đốc luôn hỗ trợ và đồng hành.
• Hoạt động gắn kết: Du lịch công ty hằng năm, team building, hoạt động thiện nguyện, sự kiện nội bộ và Year End Party.