Tuyển dụng Customer Service Executive (Import-Export) tại Hồ Chí Minh

Quản lý hồ sơ & Hợp đồng bán hàng

Soạn thảo, chuẩn bị hợp đồng mua bán (Sales Contract), Hóa đơn sơ bộ (Proforma Invoice - PI), đơn đặt hàng (PO).

Xử lý & Quản lý chứng từ xuất khẩu

• Phối hợp với bộ phận Logistics/Xuất nhập khẩu chuẩn bị và kiểm tra bộ chứng từ giao hàng (B/L, C/O, Packing List, CQ/CA...) đảm bảo tính chính xác và đúng thời hạn. Đối với các đơn hàng viên nén lớn (đóng xá) thì cần làm việc với Sales Admin (gửi mail cc thêm Sales Admin)
• Làm việc với ngân hàng và khách hàng về các điều khoản trong L/C (nếu có). Phối hợp với OPS làm chứng từ hợp lệ với L/C và yêu cầu từ khách hàng (nếu có)

Theo dõi & Kiểm soát Công nợ

• Phối hợp với Kế toán để theo dõi tiến độ thanh toán của khách hàng (T/T, L/C, tiền đặt cọc), thông báo cho Sales và nhắc nhở công nợ trước khi xuất hàng.
• Tiếp nhận & Xử lý Khiếu nại (Claim Handling): Tiếp nhận thông tin phản hồi, khiếu nại của khách hàng quốc tế về sản phẩm; phối hợp với QA/QC, Nhà máy và Logistics để xác minh nguyên nhân và đề xuất phương án đền bù/khắc phục.
• Cập Nhật & Theo Dõi Đơn hàng: Theo dõi từ quá trình lên đơn đến kết thúc đơn hàng, chủ động cập nhật trạng thái đơn hàng (vận đơn, lịch tàu đến ETA) và thông báo kịp thời cho khách hàng nếu có thay đổi hoặc sự cố phát sinh.
• Duy trì Mối quan hệ & Giữ chân Khách hàng (Retention): Chăm sóc khách hàng vào các dịp lễ, Tết, sinh nhật; theo dõi chu kỳ tái đặt hàng (Re-order cycle) của từng tài khoản để nhắc nhở và phối hợp với Sales thúc đẩy đơn hàng tiếp theo.
• Quản lý Hồ sơ & Lịch sử Khách hàng: Lưu trữ chi tiết thông tin, lịch sử giao dịch, các vấn đề phát sinh và sở thích/yêu cầu đặc biệt của từng khách hàng trên hệ thống CRM.
• Báo cáo Chăm sóc Khách hàng: Tổng hợp dữ liệu, lập báo cáo định kỳ (tuần/tháng/quý) về tình hình xử lý khiếu nại, chỉ số hài lòng của khách hàng và danh sách khách hàng có rủi ro ngừng hợp tác.
• Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công và chỉ đạo của Trưởng bộ phận / Cấp trên.
• Tốt nghiệp Đại học chuyên ngành: Xuất nhập khẩu, Ngoại thương, Logistics, Quản trị kinh doanh hoặc các ngành liên quan.
• Có kinh nghiệm từ 2 năm trở lên về xuất nhập khẩu, am hiểu về phương thức thanh toán LC. Ưu tiên có kinh nghiệm trong ngành xuất khẩu (gỗ, nội thất, nông sản, dệt may...).
• Hiểu rõ quy trình xuất khẩu của sản xuất thương mại quốc tế, …
• Giao tiếp và chăm sóc khách hàng tốt.
• Cẩn thận, chi tiết, chủ động.
• Tiếng Anh khá (đọc, viết email, xử lý chứng từ và giao tiếp với khách hàng nước ngoài).