Tuyển dụng Contract & Sales Admin tại Hồ Chí Minh

• Phối hợp với Legal trong việc soạn thảo, rà soát và hoàn thiện các loại hợp đồng kinh tế, hợp đồng dịch vụ, phụ lục hợp đồng, biên bản nghiệm thu/thanh lý và các văn bản, chứng từ liên quan theo từng dự án/khách hàng.
• Tiếp nhận và tổng hợp các thông tin từ Sales và các bộ phận vận hành để đảm bảo nội dung hợp đồng, phạm vi công việc, thời gian thực hiện, giá trị hợp đồng, điều khoản thanh toán và các yêu cầu liên quan được thể hiện đầy đủ, chính xác.
• Theo dõi toàn bộ quy trình ký kết hợp đồng: soạn thảo, rà soát nội bộ, gửi khách hàng/đối tác, điều chỉnh, ký kết, giao nhận và hoàn thiện hồ sơ.
• Phối hợp với các bộ phận Account, Creative, Media, Production và các team vận hành liên quan để theo dõi tình trạng thực hiện hợp đồng, phạm vi công việc và các nội dung cần làm căn cứ cho nghiệm thu.
• Chủ động phối hợp với các team vận hành để tổng hợp hồ sơ nghiệm thu, chuẩn bị và soạn thảo biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý và các tài liệu xác nhận hoàn thành dịch vụ theo từng dự án.
• Theo dõi thời hạn hợp đồng, tiến độ thực hiện, thời hạn nghiệm thu và các mốc quan trọng liên quan đến thanh toán; kịp thời thông báo cho các bộ phận liên quan khi có vấn đề phát sinh hoặc nguy cơ chậm tiến độ.
• Phối hợp với Kế toán trong việc kiểm tra hồ sơ thanh toán, xuất hóa đơn, theo dõi công nợ và đôn đốc khách hàng thanh toán theo đúng điều khoản hợp đồng.
• Kiểm tra tính đầy đủ, thống nhất và hợp lệ của hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý và các chứng từ liên quan trước khi chuyển sang các bước tiếp theo.
• Quản lý, cập nhật và lưu trữ đầy đủ hồ sơ bản mềm và bản gốc của hợp đồng, phụ lục, biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý và các chứng từ liên quan; đảm bảo hồ sơ được phân loại theo từng khách hàng/dự án, dễ dàng tra cứu và cung cấp khi cần.
• Theo dõi việc giao nhận, thu hồi và lưu trữ chứng từ gốc, đảm bảo các hồ sơ đã ký được tập hợp đầy đủ và bàn giao đúng cho các bộ phận có liên quan.
• Cập nhật và quản lý database theo dõi hợp đồng, bao gồm tình trạng ký kết, giá trị hợp đồng, thời hạn, nghiệm thu, thanh toán, công nợ và tình trạng hồ sơ.
• Chủ động phối hợp xử lý các vấn đề phát sinh liên quan đến hợp đồng và hồ sơ trong quá trình thực hiện, đảm bảo hồ sơ pháp lý – thương mại – vận hành – kế toán được liên kết và đầy đủ từ đầu đến cuối dự án.
• Các công việc khác theo sự phân công của Quản lý trực tiếp.

Yêu cầu công việc

• Học vấn: Tốt nghiệp Cao đẳng trở lên, ưu tiên chuyên ngành Kế toán, Quản trị kinh doanh, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.
• Kinh nghiệm: Tối thiểu 1-2 năm kinh nghiệm ở vị trí Sales Admin, Sales Support hoặc các vị trí tương đương.

- Kiến thức

• Ưu tiên có kiến thức về ngành Thương mại điện tử.
• Có kiến thức về phần mềm thuế, kế toán là lợi thế.

- Kỹ năng

• Kỹ năng giao tiếp, đàm phán và giải quyết vấn đề tốt.
• Kỹ năng làm việc nhóm và phối hợp với các bộ phận khác.
• Kỹ năng tin học văn phòng thành thạo (Word, Excel, Powerpoint).
• Khả năng quản lý thời gian và làm việc nhóm.
• Kỹ năng lập báo cáo.
• Kỹ năng giải quyết vấn đề và ra quyết định chiến lược.
• Có bản lĩnh, giao tiếp tốt, mạch lạc.
• Khả năng tìm hiểu và cập nhật thông tin mới.

- Thái độ & phẩm chất

• Trung thực, bảo mật, tuân thủ pháp luật.
• Chủ động, trách nhiệm cao, định hướng kết quả.
• Tư duy chiến lược, có khả năng chịu được áp lực cao.
• Quyền lợi được hưởng
• Môi trường làm việc năng động, trẻ trung, nhiều cơ hội thăng tiến.
• Hỗ trợ chi phí di chuyển bằng xe công nghệ khi đi gặp khách hàng.
• Thưởng lễ, Tết, lương tháng 13.
• Được tham gia các chương trình tập luyện thể thao hằng tuần do Công ty tổ chức.
• Du lịch, teambuilding cùng công ty hằng năm.
• Văn phòng hiện đại, pantry tiện nghi.
• 16 ngày phép/năm.
• Happy hour mỗi thứ 6 hằng tuần.
• Có các hoạt động/liên hoan team mỗi quý.
• Review lương 2 lần/năm.