Tuyển dụng Chuyên Viên Quản Trị & Điều Phối Dự Án tại Hà Nội

1. MỤC TIÊU VỊ TRÍ

Thực hiện công tác quản trị và điều phối dự án hằng ngày theo kế hoạch và phân công; theo dõi tiến độ, đầu ra, quan hệ phụ thuộc, dữ liệu, hồ sơ, rủi ro, vấn đề, quyết định và thay đổi; chủ động phát hiện sai lệch, làm rõ thông tin, cảnh báo sớm và theo dõi đến khi có kết quả hoặc được chuyển cấp xử lý. Tổng hợp và chuẩn bị thông tin, hồ sơ quản trị để Giám đốc Ban QLDA xem xét, điều phối và trình theo thẩm quyền.

2. TRÁCH NHIỆM CHÍNH

• Kế hoạch và tiến độ
• Phối hợp tổng hợp, dự thảo và cập nhật kế hoạch tháng, tuần và kế hoạch dự án theo mục tiêu, phạm vi và ưu tiên do Giám đốc Ban QLDA xác lập; theo dõi mốc, thời hạn, đường găng và quan hệ phụ thuộc; nhận diện sai lệch, cảnh báo sớm nguy cơ chậm, nguyên nhân và tác động.
• Điều phối thực hiện
• Theo dõi đầu việc, đầu ra, đầu mối và cam kết của các đơn vị theo kế hoạch, phân công đã được phê duyệt; đôn đốc, kết nối, làm rõ vướng mắc, nguyên nhân, tác động và đầu mối xử lý; theo sát đến khi có kết quả hoặc được chuyển cấp; báo cáo Giám đốc Ban QLDA đối với nội dung vượt phạm vi xử lý.
• Hồ sơ và phiên bản
• Quản lý kho Hồ sơ Dự án, danh mục tài liệu, dữ liệu, bằng chứng, quyền truy cập và phiên bản theo quy định; bảo đảm hồ sơ đúng cấu trúc, đúng phiên bản, truy xuất được và các thiếu hụt được nhận diện, theo dõi hoàn thiện.
• Kiểm soát điều kiện
• Kiểm tra về mặt quản trị đối với tính đầy đủ của hồ sơ, bằng chứng và trạng thái xác nhận; lập danh mục nội dung còn thiếu, theo dõi hoàn thiện và báo cáo trạng thái để Giám đốc Ban QLDA xem xét điều kiện bàn giao, thẩm định, tích hợp hoặc trình.
• Rủi ro và thay đổi
• Duy trì các sổ rủi ro, vấn đề, quyết định và thay đổi; làm rõ đầu mối chịu trách nhiệm, hành động xử lý, thời hạn và trạng thái; theo dõi đến khi đóng hoặc chuyển cấp; cảnh báo tác động đến phạm vi, tiến độ, đầu ra và nguồn lực để Giám đốc Ban QLDA xem xét.
• Hợp phần và tích hợp
• Theo dõi các hợp phần, gói công việc và đầu ra dự án; cập nhật tiến độ, dữ liệu, bằng chứng và quan hệ phụ thuộc; tổng hợp ý kiến thẩm định, kết luận và yêu cầu hoàn thiện; chuẩn bị hồ sơ, thông tin phục vụ Giám đốc Ban QLDA xem xét điều kiện tích hợp.
• Báo cáo và họp
• Tổng hợp báo cáo tuần, tháng và tài liệu họp theo hướng phản ánh rõ trạng thái, sai lệch, vướng mắc và nội dung cần xử lý hoặc quyết định; cập nhật kết luận, nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm, thời hạn và cam kết sau họp; theo dõi đến khi hoàn thành hoặc được chuyển cấp.
• Hệ thống quản trị dự án
• Áp dụng và duy trì quy trình, biểu mẫu, bảng theo dõi và công cụ quản trị theo hướng dẫn; ghi nhận bất cập, đề xuất cải tiến cách theo dõi, tổng hợp và cảnh báo để Giám đốc Ban QLDA xem xét.
• ĐẦU RA CHÍNH
• Kế hoạch, bảng tiến độ và bảng theo dõi được cập nhật đúng kỳ; phản ánh đúng trạng thái, quan hệ phụ thuộc và cảnh báo sớm.
• Hồ sơ, dữ liệu, bằng chứng và phiên bản dự án được quản lý đầy đủ, đúng cấu trúc và có thể truy xuất.
• Các sổ rủi ro, vấn đề, quyết định và thay đổi có đầu mối, hành động xử lý, thời hạn và trạng thái rõ ràng.
• Danh mục hành động sau họp có người chịu trách nhiệm, thời hạn, trạng thái và được theo dõi đến khi đóng hoặc chuyển cấp.
• Báo cáo quản trị và tài liệu họp được tổng hợp đúng hạn, nêu rõ trạng thái, sai lệch, vấn đề và nội dung cần xử lý hoặc quyết định.
• Hồ sơ phục vụ rà soát, thẩm định, tích hợp và trình được tổng hợp đầy đủ; trạng thái điều kiện quản trị được cập nhật để Giám đốc Ban QLDA xem xét trước khi chuyển bước.
• Học vấn
• Tốt nghiệp Đại học trở lên các ngành Quản trị kinh doanh, Quản lý dự án, Kinh tế, Tài chính, Quản trị vận hành hoặc lĩnh vực phù hợp.
• Kinh nghiệm
• Tối thiểu 3 năm kinh nghiệm phù hợp trong quản lý dự án, điều phối dự án, PMO, quản trị vận hành hoặc vai trò tương đương. Đã trực tiếp lập/theo dõi kế hoạch và mốc tiến độ; điều phối đầu việc liên phòng ban; theo dõi quan hệ phụ thuộc; quản lý hành động, rủi ro và vấn đề; tổng hợp báo cáo quản trị và theo việc đến khi có kết quả. Ưu tiên môi trường nhiều phòng ban, nhiều đầu ra và quan hệ phụ thuộc.
• Chuyên môn
• Có khả năng lập và kiểm soát kế hoạch; nhận diện mốc, đường găng và quan hệ phụ thuộc; cấu trúc hóa vấn đề thành nguyên nhân - tác động - đầu mối - hành động - thời hạn; quản trị hồ sơ, phiên bản; theo dõi rủi ro, vấn đề, quyết định và thay đổi; tổng hợp báo cáo quản trị phục vụ ra quyết định. Sử dụng tốt công cụ bảng tính để xây dựng, duy trì bảng theo dõi, tổng hợp dữ liệu và báo cáo; sử dụng thành thạo các công cụ văn phòng và cộng tác số.
• Năng lực
• Tư duy hệ thống, logic và mạch lạc; chủ động, cẩn trọng với thời hạn và dữ liệu; có khả năng phát hiện vấn đề, hỏi đúng trọng tâm, làm rõ thông tin chưa đầy đủ hoặc chưa nhất quán; giao tiếp và điều phối tốt với các đầu mối không thuộc quyền quản lý trực tiếp; theo sát công việc đến khi đóng hoặc chuyển đúng cấp xử lý.
• Ưu tiên
• Kinh nghiệm trong giáo dục, đào tạo - huấn luyện là lợi thế, không phải điều kiện bắt buộc. Ưu tiên ứng viên từng tham gia PMO, dự án chuyển đổi, triển khai mô hình mới, mở điểm/roll-out hoặc dự án vận hành liên phòng ban.
• QUYỀN HẠN
• Yêu cầu các đầu mối cập nhật trạng thái, dữ liệu, hồ sơ và bằng chứng trong phạm vi kế hoạch, phân công và thẩm quyền được giao.
• Yêu cầu đầu mối làm rõ, bổ sung hoặc xác nhận thông tin chưa đầy đủ, chưa nhất quán hoặc chưa đủ căn cứ phục vụ quản trị dự án.
• Nhắc việc, cảnh báo sớm nguy cơ chậm, sai lệch hoặc vướng mắc; đề xuất phương án xử lý hoặc cách thức phối hợp để Giám đốc Ban QLDA xem xét.
• Tổng hợp, báo cáo Giám đốc Ban QLDA các nội dung vượt phạm vi xử lý để xem xét, quyết định hoặc chuyển cấp theo thẩm quyền.

RANH GIỚI TRÁCH NHIỆM

Chuyên viên Quản trị & Điều phối Dự án chịu trách nhiệm thực hiện công tác quản trị, điều phối, theo dõi, kiểm soát hồ sơ và tổng hợp thông tin theo phân công; không xác nhận thay nội dung chuyên môn, số liệu hoặc kết luận thuộc chức năng của đơn vị chuyên môn; không tự xác lập mục tiêu, ưu tiên, thay đổi phạm vi, cam kết nguồn lực, quyết định điều kiện chuyển bước hoặc tích hợp, phê duyệt chi phí hoặc đầu ra; không đại diện Ban QLDA làm việc với cấp có thẩm quyền nếu chưa được giao hoặc ủy quyền.