Tuyển dụng Chuyên viên Hành chính nhân sự tổng hợp tại Hồ Chí Minh

Tỷ trọng thời gian: Tuyển dụng 30%  ·  Vận hành nhân sự 30%  ·  Hành chính 20%  ·  Quy trình & quan hệ lao động 10%  ·  Dữ liệu, báo cáo & cải tiến 10%

1.  Tuyển dụng và tiếp nhận nhân sự  —  30%

• Tiếp nhận, làm rõ nhu cầu tuyển dụng; cập nhật mô tả công việc và kế hoạch tuyển dụng.
• Thực hiện toàn bộ quy trình: tìm nguồn ứng viên, sàng lọc, phỏng vấn, đề xuất, gửi thư mời nhận việc và theo dõi ứng viên đến khi nhận việc.
• Tuyển các nhóm vị trí Cửa hàng/Bán hàng, Văn phòng, Thiết kế, Xưởng/Sản xuất và lao động tay nghề.
• Quản lý tiến trình tuyển dụng và nguồn ứng viên tiềm năng; theo dõi hiệu quả từng kênh tuyển dụng.
• Thực hiện tiếp nhận nhân sự mới, theo dõi thử việc và phối hợp đánh giá nhân viên mới.

2.  Quản lý hồ sơ và vận hành nhân sự  —  30%

• Quản lý hồ sơ nhân viên, HĐLĐ, phụ lục, quyết định; theo dõi thử việc, tái ký, điều chuyển và nghỉ việc.
• Theo dõi chấm công, phép, tăng ca; chốt bảng công trước ngày 25 hằng tháng và chuyển Kế toán trước ngày 26.
• Chuyên viên HCNS chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu công; Kế toán chịu trách nhiệm về tính toán và chi trả. Sai lệch phát hiện sau khi chốt phải báo cáo Quản lý trực tiếp trong 24 giờ.
• Thực hiện và phối hợp nghiệp vụ BHXH, chế độ lao động và các thủ tục nhân sự theo quy định.
• Thực hiện tiếp nhận và kết thúc công việc của nhân sự; theo dõi bàn giao công việc, tài sản, hồ sơ và quyền truy cập khi nhân sự nghỉ việc.

3.  Quy trình, nội quy và quan hệ lao động  —  10%

• Soạn thảo, cập nhật và lưu trữ thông báo, quyết định, quy định, quy trình và biểu mẫu HCNS.
• Theo dõi việc phổ biến, xác nhận tiếp nhận và khả năng truy xuất hồ sơ, quy định nội bộ.
• Phối hợp xử lý các vấn đề quan hệ lao động, nghỉ việc, vi phạm hoặc các tình huống nhân sự phát sinh theo chỉ đạo.
• Chủ động cập nhật và cảnh báo các rủi ro liên quan đến tuân thủ lao động trong phạm vi công việc.

4.  Hành chính văn phòng  —  20%

• Quản lý văn phòng phẩm, thiết bị, đồng phục, tài sản và các nhu cầu hành chính định kỳ.
• Làm việc với nhà cung cấp; theo dõi hồ sơ, tạm ứng, thanh toán và chi phí hành chính thuộc phạm vi phụ trách.
• Phối hợp tổ chức các hoạt động nội bộ, sự kiện nhân viên và các công việc hành chính phát sinh.

5.  Dữ liệu, báo cáo và phối hợp  —  5%

• Quản lý dữ liệu nhân sự đầy đủ, chính xác và bảo mật; thực hiện báo cáo HCNS định kỳ hoặc theo yêu cầu.
• Theo dõi công việc theo tối thiểu: Đầu việc – Người phụ trách – Thời hạn – Kết quả đầu ra – Tình trạng.
• Khi xin ý kiến phải kèm đề xuất; khi báo khó khăn phải kèm phương án; khi phối hợp phải xác định rõ trách nhiệm và thời hạn.
• Chủ động theo sát và đôn đốc các bên liên quan cho đến khi đầu việc được hoàn tất và có kết quả đầu ra rõ ràng.

6.  Chuẩn hóa và cải tiến hệ thống HCNS  —  5%

• Rà soát, chuẩn hóa và mã hóa quy trình, biểu mẫu HCNS theo hệ thống phân loại tài liệu của công ty; đảm bảo mỗi chủ đề chỉ có một nguồn tài liệu hiệu lực.
• Quản lý phiên bản tài liệu: đánh số, ghi ngày hiệu lực, thu hồi bản cũ khi ban hành bản mới.
• Cập nhật Danh mục tài liệu tổng khi có tài liệu ban hành, sửa đổi hoặc hết hiệu lực.
• Đề xuất cải tiến quy trình HCNS trên cơ sở vướng mắc thực tế; theo dõi kết quả sau khi áp dụng.

Có 3–5 năm kinh nghiệm Hành chính Nhân sự tổng hợp; ưu tiên môi trường bán lẻ, thời trang/phong cách sống, dịch vụ ăn uống, sản xuất hoặc doanh nghiệp quy mô vừa.

Nắm được nghiệp vụ tuyển dụng, HĐLĐ, hồ sơ nhân sự, chấm công, BHXH và quy trình tiếp nhận và kết thúc công việc của nhân sự.

Có kiến thức thực hành về pháp luật lao động và quản trị hành chính văn phòng.

Sử dụng tốt Word, Excel/Google Sheets, Google Drive và các công cụ quản lý dữ liệu, báo cáo nhân sự.

Thực hiện tuyển dụng toàn trình và chủ động tìm nguồn ứng viên.

Quản lý hồ sơ, HĐLĐ, dữ liệu nhân sự; theo dõi chấm công, phép, tăng ca và BHXH.

Soạn thảo thông báo, quyết định, biểu mẫu, quy trình HCNS.

Tổ chức công việc hành chính, quản lý nhà cung cấp và theo dõi chi phí.

Giao tiếp và phối hợp liên phòng ban.

Lập kế hoạch, theo dõi tiến độ và quản lý nhiều đầu việc.

Giải quyết vấn đề và đề xuất phương án.

Tổng hợp thông tin, báo cáo rõ ràng và đúng hạn.

Chủ động, có tinh thần làm chủ công việc, cẩn thận, bảo mật, trách nhiệm; khi phát sinh khó khăn biết đề xuất phương án xử lý và theo sát công việc đến khi có kết quả.