Tuyển dụng B2B Documentation Management Specialist tại Hồ Chí Minh

1. MỤC ĐÍCH CÔNG VIỆC

Xây dựng và duy trì hệ thống kiểm soát chứng từ (POD) cho các dự án B2B trọng điểm. Đảm bảo toàn bộ luồng hồ sơ tuân thủ đúng yêu cầu khắt khe của khách hàng, đồng thời phân tích các lỗ hổng trong quy trình thu hồi để đề xuất giải pháp cải tiến và số hóa.

2. TRÁCH NHIỆM CÔNG VIỆC CHÍNH

A. Thiết lập Tiêu chuẩn & Quy trình Chứng từ - 30%
- Thiết kế các biểu mẫu và quy định bộ chứng từ chuẩn (SOP) dựa trên yêu cầu đặc thù của từng khách hàng B2B và bộ phận Giải pháp (SD).

- Soạn thảo tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ và trực tiếp đào tạo cho nhân sự hiện trường (Kho, tài xế, đối tác) về cách thức hoàn thiện hồ sơ đúng chuẩn.

B. Kiểm soát Chất lượng & Đối soát Chuyên sâu - 30%
- Thực hiện kiểm tra xác suất và định kỳ chất lượng chứng từ từ các Specialist/Executive hoặc đối tác gửi về để đảm bảo tính đồng bộ.

- Đối soát dữ liệu chứng từ thực tế với báo cáo vận hành trên hệ thống để phát hiện và xử lý các sai lệch dữ liệu gốc.

- Xây dựng hệ thống báo cáo đánh giá hiệu suất (Scorecard) chất lượng nộp chứng từ của các bưu cục/đối tác để phục vụ việc chế tài hoặc khen thưởng.

C. Xử lý Sự cố & Quản trị Rủi ro (Troubleshooting) - 20%
- Trực tiếp xử lý các ca chứng từ phức tạp hoặc phát sinh lỗi nghiêm trọng (thất lạc, hư hỏng, khách hàng từ chối ký nhận...).

- Chủ trì phối hợp với bộ phận Ops (Vận hành) và CS (Chăm sóc khách hàng) để thực hiện truy thu hoặc thiết lập các biên bản thay thế có giá trị pháp lý tương đương.

D. Cải tiến Quy trình & Số hóa (CI & Digitalization) - 20%
- Nghiên cứu và đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình nhằm rút ngắn thời gian thu hồi chứng từ (Leadtime).

- Trực tiếp tham gia xây dựng yêu cầu nghiệp vụ và kiểm thử (UAT) các công cụ công nghệ như e-POD, OCR (nhận diện hình ảnh) để thay thế thao tác thủ công.
 

Yêu cầu ứng viên

1. KIẾN THỨC

- Tốt nghiệp Đại học các ngành Logistics, Kế toán, Kiểm toán hoặc Quản trị hệ thống thông tin.

- Am hiểu sâu về các quy định pháp lý liên quan đến vận tải, hợp đồng kinh tế và chứng từ giao nhận.

- Kiến thức về quản lý quy trình và các công cụ lưu trữ dữ liệu số.

2. KINH NGHIỆM

- Tối thiểu 2-4 năm kinh nghiệm trong mảng Chứng từ, Đối soát công nợ hoặc Quản trị quy trình tại các đơn vị 3PL/Logistics lớn.

- Có kinh nghiệm tham gia vào các dự án cải tiến hoặc phần mềm quản lý hồ sơ.

3. KỸ NĂNG

- Kỹ năng Phân tích: Khả năng nhìn vào dữ liệu để phát hiện ra bưu cục nào/tuyến đường nào thường xuyên nợ chứng từ hoặc nộp chứng từ lỗi.

- Kỹ năng SQL/Excel: Thành thạo công cụ để truy vấn và đối soát số lượng lớn dữ liệu chứng từ trên hệ thống.

- Kỹ năng Soạn thảo: Viết hướng dẫn công việc (SOP) rõ ràng, dễ hiểu.

- Kỹ năng Giải quyết xung đột: Thuyết phục và làm việc với các bên liên quan (Ops/Đối tác) khi có sự cố hồ sơ.

4. THÁI ĐỘ

- Cẩn trọng & Nguyên tắc: Không thỏa hiệp với các chứng từ sai quy định có thể gây rủi ro tài chính.

- Tư duy Cải tiến: Luôn tìm cách để quy trình nhanh hơn, ít sai sót hơn.
- Khách quan: Đánh giá chất lượng hồ sơ dựa trên tiêu chuẩn đã thống nhất.

Quyền lợi được hưởng

• Thưởng tháng 13 và thưởng hiệu suất công việc
• Tham gia bảo hiểm full lương
• Khám sức khỏe định kỳ hằng năm
• Bảo hiểm chăm sóc sức khỏe
• Cơ hội tham gia các chương trình đào tạo nội bộ và bên ngoài
• Thời gian làm việc: Thứ 2 - Thứ 6 (8h30 - 18h)