Tuyển dụng Giám đốc Vận hành / Định hướng COO tại Hà Nội

- 1. MỤC TIÊU VỊ TRÍ
- Chịu trách nhiệm xây dựng và vận hành hệ thống quản trị toàn Tập đoàn NEMI, giúp Tổng Giám đốc:
- Nắm rõ tình hình hoạt động và hiệu quả của từng đơn vị.
- Quản trị bằng dữ liệu và chỉ tiêu đo lường rõ ràng.
- Phát hiện sớm vấn đề, rủi ro và điểm nghẽn vận hành.
- Đảm bảo các quyết định của Tổng Giám đốc được triển khai đến cùng.
- Làm rõ trách nhiệm và nâng cao tính chịu trách nhiệm của đội ngũ quản lý.
- Chuẩn hóa cách thức vận hành giữa các đơn vị.
- Giảm sự phụ thuộc vào việc Tổng Giám đốc trực tiếp điều hành.
- Mục tiêu cuối cùng: Xây dựng hệ thống quản trị đủ năng lực để NEMI mở rộng từ 180 lên 300+ nhân sự mà không làm tăng tương ứng mức độ tham gia trực tiếp của Tổng Giám đốc vào công việc vận hành.
- 2. TRÁCH NHIỆM CHÍNH
- A. Xây dựng cơ cấu và hệ thống quản trị
- Rà soát, thiết kế và hoàn thiện cơ cấu tổ chức toàn Tập đoàn.
- Làm rõ:
- Chức năng, nhiệm vụ từng đơn vị.
- Tuyến báo cáo và cấp quản lý.
- Phạm vi quản lý của từng cấp.
- Trách nhiệm và kết quả đầu ra của từng vị trí.
- Quyền hạn và phạm vi quyết định.
- Cơ chế phân quyền, ủy quyền.
- Trách nhiệm phối hợp giữa các phòng ban.
- Vai trò và trách nhiệm của từng Đơn vị kinh doanh.
- Mô hình các bộ phận dùng chung toàn Tập đoàn.
- Đảm bảo mỗi quản lý đều trả lời rõ 3 câu hỏi:
- Tôi chịu trách nhiệm về kết quả gì? Tôi được quyền quyết định gì? Khi nào cần báo cáo/xin ý kiến cấp trên?
- B. Quản trị hiệu quả kinh doanh
- Phối hợp với Tổng Giám đốc, Tài chính và các Đơn vị kinh doanh xây dựng hệ thống chỉ tiêu quản trị toàn Tập đoàn.
- Thiết lập chỉ tiêu cho:
- Toàn Tập đoàn.
- Từng Đơn vị kinh doanh.
- Từng phòng ban.
- Từng cấp quản lý.
- Xây dựng bảng điều hành và hệ thống báo cáo theo tuần/tháng/quý.
- Theo dõi các chỉ tiêu trọng yếu: Doanh thu, lợi nhuận, chi phí, năng suất, hiệu quả nhân sự, hiệu quả marketing, tồn kho, kho vận và dòng tiền.
- Chủ động phát hiện suy giảm hiệu quả, lãng phí chi phí, sử dụng nguồn lực chưa hợp lý, điểm nghẽn vận hành và vấn đề tổ chức.
- Không dừng ở việc báo cáo số liệu mà phải:
- Phát hiện → Phân tích nguyên nhân → Giao trách nhiệm → Theo dõi → Xử lý dứt điểm.
- C. Điều hành và thúc đẩy các trọng điểm của Tổng Giám đốc
- Chuyển các định hướng và mục tiêu của Tổng Giám đốc thành kế hoạch hành động cụ thể.
- Phân rã mục tiêu thành các đầu việc.
- Xác định người chịu trách nhiệm.
- Xây dựng chỉ tiêu và thời hạn hoàn thành.
- Theo dõi tiến độ và kết quả.
- Chủ động tháo gỡ các điểm nghẽn.
- Báo cáo và đề xuất phương án xử lý khi phát sinh vấn đề.
- Tổng Giám đốc tập trung vào định hướng và quyết định lớn; Giám đốc Vận hành đảm bảo tổ chức triển khai và hoàn thành.
- D. Xây dựng nhịp điều hành toàn Tập đoàn
- Thiết kế và duy trì cơ chế họp – báo cáo – kiểm soát – xử lý định kỳ:
- Hàng tuần:
- Theo dõi chỉ tiêu, vấn đề phát sinh, nguyên nhân và phương án xử lý.
- Hàng tháng:
- Đánh giá kết quả kinh doanh, tài chính, năng suất, dự báo và nhu cầu nguồn lực.
- Hàng quý:
- Cùng Tổng Giám đốc đánh giá chiến lược, phân bổ nguồn lực, tổ chức, đội ngũ quản lý và hiệu quả từng đơn vị.
- Nguyên tắc: Mỗi cuộc họp phải tạo ra quyết định – người chịu trách nhiệm – thời hạn hoàn thành, không chỉ dừng ở trao đổi thông tin.
- E. Điều phối hoạt động liên phòng ban
- Điều phối hoạt động giữa Đơn vị kinh doanh, Nhân sự, Tài chính, Kho vận, Marketing, Mua hàng, Thương mại điện tử và Hành chính.
- Xử lý các vấn đề liên phòng ban, đặc biệt những vấn đề không có đơn vị nào chịu trách nhiệm rõ ràng.
- Đảm bảo nguồn lực giữa các đơn vị được phân bổ phù hợp với mục tiêu chung.
- F. Nâng cao hiệu quả vận hành
- Thường xuyên rà soát:
- Quy trình và cách thức làm việc.
- Chi phí vận hành.
- Năng suất nhân sự.
- Cơ cấu và số lượng nhân sự.
- Mức độ ứng dụng công nghệ.
- Phân bổ nguồn lực.
- Ưu tiên giải quyết vấn đề bằng cải tiến quy trình, công nghệ và tổ chức trước khi tăng nhân sự.
- G. Nâng cao trách nhiệm của đội ngũ quản lý
- Khi đơn vị hoặc quản lý không đạt chỉ tiêu:
- Xác định mức độ chênh lệch.
- Phân tích nguyên nhân.
- Xác định phương án khắc phục.
- Giao rõ người chịu trách nhiệm.
- Đặt thời hạn hoàn thành.
- Theo dõi đến khi xử lý xong.
- Báo cáo cấp trên khi không đạt tiến độ hoặc vượt thẩm quyền.
- Không làm thay Giám đốc Đơn vị, nhưng phải đảm bảo vấn đề được xử lý đến cùng.
- H. Kiểm soát nội bộ và quản trị rủi ro
- Phối hợp với Tài chính, Nhân sự và các đơn vị xây dựng cơ chế kiểm soát đối với:
- Chi phí và phê duyệt chi.
- Mua hàng và thanh toán.
- Hàng tồn kho.
- Tiền lương và chế độ.
- Tài khoản quảng cáo.
- Hợp đồng.
- Dòng tiền.
- Tuân thủ quy định.
- Dữ liệu và báo cáo quản trị.
- Chủ động nhận diện rủi ro vận hành và đề xuất biện pháp phòng ngừa, kiểm soát.
- 3. CHỈ TIÊU ĐÁNH GIÁ
- Tổ chức
- Tỷ lệ vị trí quản lý có trách nhiệm và chỉ tiêu rõ ràng.
- Tỷ lệ đơn vị thực hiện đúng nhịp quản trị.
- Tỷ lệ công việc hoàn thành đúng thời hạn.
- Hiệu quả
- Năng suất/nhân sự.
- Lợi nhuận/nhân sự.
- Chi phí vận hành/doanh thu.
- Mức độ chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế.
- Triển khai
- Tỷ lệ các mục tiêu trọng điểm của Tổng Giám đốc hoàn thành đúng hạn.
- Tỷ lệ vấn đề được xử lý đúng thời hạn.
- Thời gian trung bình xử lý vấn đề.
- Chất lượng quản trị
- Độ chính xác và kịp thời của báo cáo.
- Độ chính xác của dự báo.
- Mức độ tuân thủ hệ thống quản trị.
- Mức độ phụ thuộc vào Tổng Giám đốc
- Giảm số lượng vấn đề và quyết định vận hành phải trực tiếp trình Tổng Giám đốc.
Yêu cầu công việc
- 6–10+ năm kinh nghiệm, trong đó tối thiểu 3–5 năm ở vị trí Trưởng bộ phận/Giám đốc vận hành/COO hoặc tương đương.
- Đã trực tiếp quản lý tổ chức quy mô 150–500+ nhân sự.
- Có kinh nghiệm xây dựng hệ thống quản trị và tổ chức trong giai đoạn tăng trưởng.
- Có năng lực tốt về tài chính, quản trị doanh thu – chi phí – lợi nhuận.
- Có kinh nghiệm xây dựng chỉ tiêu, đánh giá hiệu quả và quản trị kết quả công việc.
- Có kinh nghiệm tái cấu trúc tổ chức, tối ưu vận hành.
- Có khả năng làm việc trực tiếp với Chủ doanh nghiệp/Tổng Giám đốc.
- Tư duy phân tích, hệ thống, quyết đoán và mạnh về triển khai.
- Có năng lực điều phối và quản trị các bên liên quan.
Ưu tiên: E-commerce, Bán lẻ, FMCG, Phân phối, Công nghệ, Logistics, Startup/Scale-up hoặc mô hình nhiều Đơn vị kinh doanh.
Không phù hợp nếu ứng viên chủ yếu mạnh về:
- Hành chính • Quản lý văn phòng • ISO/quy trình • Logistics đơn thuần • Báo cáo • Điều phối dự án mà thiếu năng lực về:
- Tài chính kinh doanh + Dữ liệu + Tổ chức + Vận hành + Triển khai + Quản trị đội ngũ.
Quyền lợi được hưởng
- Ngoài Lương Gross thì còn được hưởng:
- Thưởng năm: 15 – 30% theo kết quả kinh doanh và hiệu suất cá nhân.
- ESOP: Cơ hội sở hữu cổ phần sau 12 tháng gắn bó
- Tham gia các hoạt động nội bộ của công ty & hưởng các chế độ theo quy định của Công ty
- Được đi đào tạo nâng cấp các lớp nghiệp vụ